Information

Die Kommentarfunktion wurde wegen übermäßigem Spam-
aufkommen vorübergehend zu fast allen Beiträgen deaktiviert.

E-Mail-Netiquette

Heute möchte ich euch meine E-Mail-Netiquette vorstellen.
Netiquette ist ein Kunstwort aus dem Englischen aus net – Netz & etiquette – Etikette und bezeichnet Verhaltensregeln im Internet.
Anlass zu dieser Netiquette ist die Problematik, die mir beim E-Mailverkehr in letzter Zeit häufig aufgefallen ist.
Ich hoffe, dass ihr euch diese Regeln zu Herzen nehmt und sie bei der nächsten E-Mail berücksichtigt.


15 Goldene Verhaltensregeln im E-Mailverkehr

Regel Nr. 1: Der Betreff

Der Betreff ist eines der wichtigsten Merkmale einer E-Mail. Durch einen kurzen aussagekräftigen Betreff kann der Empfänger sofort erkennen, von was der Inhalt handelt und so die Relevanz beurteilen.
Deshalb: Denkt euch möglichst immer einen kurzen und aussagekräftigen Betreff aus, der Empfänger wird euch dankbar sein.

Regel Nr. 2: Keine vertraulichen Nachrichten versenden

Das Versenden von unverschlüsselten Nachrichten im Internet ist unsicher und gefährlich. Beachtet, dass jeder die E-Mail mitlesen könnte.
Deshalb: Niemals vertrauliche Daten über E-Mails austauschen, außer ihr verwendet eine Verschlüsselung!

Regel Nr. 3: Das geeignete Adressfeld verwenden

Es gibt drei verschiedene Adressfeld-Typen, in denen man die Empfänger-Adresse(n) eintragen kann:

  • TO bzw. AN: Hier trägt man die E-Mailadresse des primären Empfängers ein. Dieses Feld ist immer zu belegen und wird hauptsächlich verwendet.
  • CC: (Kopie) Hierin werden die E-Mailadressen der Kopie-Empfänger eingetragen. Die E-Mail soll als „Durchschlag“ zur Kenntnisnahme an den Kopie-Empfänger verschickt werden.
  • BCC: (Blindkopie) Wie der Name schon sagt, kann man hier einen Empfäger einer Blindkopie eintragen. Der Vorteil hierbei ist, dass dieser Empfänger den TO und CC verborgen bleibt.
    Deshalb: Bei E-Mails an Personen, die sich untereinander nicht kennen oder der Empfänger verborgen bleiben soll immer BCC verwenden und im TO-Feld einfach die eigene Adresse eingeben. Andernfalls werden ungewollt Adressen anderer Leute bekanntgegeben, ohne das diese dem zugestimmt haben! Möglicherweise könnten somit auch Spams von gekaperten Computern an diese Adressen gesendet werden.

Regel Nr. 4: Maximale Zeilenlänge beachten

Bitte beachtet die maximale Zeilenlänge von 72 Zeichen, damit die E-Mails in allen Programmen richtig dargestellt werden können und leichter lesbar sind. Die Zeilenlänge kann in den meisten E-Mailprogrammen eingestellt werden.
Deshalb: Maximale Zeilenlänge von 72 Zeichen nicht überschreiten!

Regel Nr. 5: Richtig Zitieren beim Antworten

Beim Antworten sollte beachtet werden, dass nur die Textabschnitte zitiert (gequotet) werden, auf die man sich direkt bezieht. Eine komplette Wiederholung der letzten E-Mail ist unhöflich und belastet unnötig das Netz.
Deshalb: Nur die auf sich in der Antwort bezogenen Sätze mit den Zeichen „>“ am Zeilenbeginn zitieren!

Regel Nr. 6: Keine HTML-Mails und richtige Formatierung

Keine HTML-Mails verwenden, weil sie viel zu groß sind und evtl. Viren beinhalten könnten. Stattdessen sollte man auf das Format Nur-Reintext setzen.
Formatierungen können in reinen Text-Mails durch Zeichen vorgenommen werden. Um etwas hervorzuheben benutzt man Sterne und schreibt dann z.B. *Wichtig*, um etwas zu unterstreichen benutzt man Unterstriche, z.B. _Aus diesem Grund_.
Außerdem kann man durch GROSSBUCHSTABEN etwas als schreiend ausdrücken.
Also: Keine HTML-Mails, sondern Reintext; Formatierungen durch Sterne, Unterstriche oder Großschreibung.

Regel Nr. 7: Signatur

Signaturen gehören an das Ende einer E-Mail und enthalten die Kontaktdaten des Absenders. Sie sollten aber möglichst kurz gehalten werden und nicht „aufgebläht“ sein. Signaturen werden am Ende vom Text durch zwei Bindestriche/Minus (also - -), Leerzeichen und Absatz abgetrennt, damit die E-Mailprogramme es als Signatur interpretieren können.
Also: Signaturen kurz halten und am Ende durch - - abgrenzen.

Regel Nr. 8: Sparsam mit Smileys

Mit den Smileys nicht überhand nehmen, da sie sonst ihre Wirkung verlieren.
Deshalb: Nicht zu viele Smileys benutzen, sondern gezielt einsetzen!

Regel Nr. 9: Datei-Anhänge

Beim Versenden von Dateien im Anhang sollte man im Text der Mail den Inhalt und den Dateityp nennen, damit der Empfänger sofort bescheid weiß. Sehr große Anhänge sollten möglichst vermieden werden, da die Übertragung sehr lange dauert. Es gilt als Richtwert ca. 500 kB. Außerdem sollte man dem Empfänger eine große Datei vorher ankündigen.
Deshalb: Anhänge im Text erläutern; große Dateien möglichst vermeiden (max. 500kB) und auf alle Fälle vorher ankündigen.

Regel Nr. 10: Priorität korrekt einsetzen

Eine E-Mail sollte wirklich nur mit der Priorität „sehr hoch“ gekennzeichnet werden, wenn die E-Mail äußerst wichtig ist, ansonsten verliert das Ganze seine Wirkung.
Deshalb: Priorität nur erhöhen, wenn wirklich nötig!

Regel Nr. 11: keine leeren E-Mails senden

Auch wenn man nur Dateien versendet, sollte man einen kurzen Text dazu schreiben. Dies erleichtert dem Empfänger die Suche, außerdem wird die Mail nicht sofort als Spam aussortiert.
Deshalb: Immer einen kurzen Text in die Mail schreiben!

Regel Nr. 12: Überlange Mails kennzeichnen

Solltet ihr eine sehr lange Mail mit über 100 Zeilen verfassen, könnt ihr den Empfänger vorwarnen, indem ihr im Betreff den kurzen Hinweis LONG angebt.
Deshalb: Überlange Mails mit mehr als 100 Zeilen mit LONG im Betreff markieren!

Regel Nr. 13: Niemals Mails einfach veröffentlichen bzw. weiterleiten

Wenn ihr eine private Nachricht veröffentlichen oder weiterleiten wollt, solltet ihr die betreffende Person vorher um Erlaubnis bitten, damit es später nicht zu einer erläuterungsbedürftigen Situation kommt.
Deshalb: Vor dem Veröffentlichen oder Weiterleiten von Mails immer eine Rücksprache mit dem Autor halten.

Regel Nr. 14: Höflich bleiben

„Vergesse niemals, dass am anderen Ende ein Mensch sitzt!“
Zeigt Toleranz gegenüber dem anderen und bleibt höflich mit euren Ausdrücken. Unnötige Fachbegriffe sollten vor allem bei weniger versierten Personen vermieden werden.
Also: Höflich und tolerant bleiben, sowie unnötige Fachbegriffe vermeiden.

Regel Nr. 15: Finger weg von Kettenmails

Sogenannte Hoax-Mails (engl. Jux, Scherz, Schabernack) belasten nur unnötig das Netz. Außerdem können Spammer leichter an vielen Adressen kommen, da diese häufig bei Weiterleitungen in der Nachricht enthalten bleiben.
Deshalb: Kettenmails niemals beantworten, sondern in den Müll damit!


Ergänzungen nehme ich jederzeit gerne entgegen.

Weitere empfehlenswerte Links zu diesem Thema:
Netiquette in E-Mails und Goldene Regeln für schlechte E-Mails



  Autor:
dath
  Datum:
7. Mai 2008 , 20:00
  Kategorie:
Internet
  Tags:
  Trackback:
Trackback URI
Diesen Artikel drucken   Share


 



Kommentarfunktion deaktiviert.